有关公文写作的基础知识

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，小编收集了公文的基础知识，欢迎阅读。

(一)公文的定义。

党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

(二)公文的类别。

1.根据公文制发机关的不同性质，可分为：党务公文、行政公文、法规公文、外交公文、司法公文、计划公文、军用公文等。

2.根据不同的行文关系，可分为：上行文、下行文、平行文。

上行文指下级机关向上级主管机关的行文，如请示、报告、意见等;

下行文指上级机关对本机关下属单位的行文，属自上而下的行文，具体文种有指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等;

平行文指不具有隶属关系的机关(即无领导或业务指导关系的机关和单位)之间的往来行文，如函、意见等。

需要说明的是，三种行文关系都有“意见”这个文种，作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理;作为下行文，下级机关应当遵照执行;作为平行文，仅供主送机关参考。

3.根据公文内容的重要程度，可分为：绝密公文、机密公文、秘密公文。

绝密公文指涉及党和国家最核心机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受最为严重的损害;

机密公文指涉及党和国家比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受比较严重的损害;

秘密公文指涉及党和国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害;

4.根据公文送达和办理的时间要求，可分为：特急公文、紧急公文、一般公文。

特急公文，办理时限一般不得超过24个小时;

紧急公文，办理时限一般不得超过3日;

一般公文，办理时限一般不宜超过15日。

紧急程度，党的机关公文分为“加急”、“特急”，行政机关公文分为“急件”、“特急”，紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(三)公文的特点。

一是有鲜明的政治内容。运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策。

二是有法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，机关的制发权力是经法定认可确定的，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员必须严肃认真地对待，违反或不执行公文规定，要承担相应责任，这就保证了公文的执行效能。

三是有一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。公文的效能还受一定时间的限制，一般要求限期传达执行，一旦工作完成了、问题解决了，或新的公文制发出来了，原公文的效用也结束了。

四是有规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体，在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家标准予以规定，任何机关不得另搞一套、各行其是。

五是有准确庄重的文风。公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严格、庄重的文体特点，要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。

(四)公文的作用。

一是发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的请示、报告，无不依靠公文这个工具。

二是指导工作，推动落实。由于公文是一种具有权威性的特殊公文，各级机关运用公文手段来推行决策意图，领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作;下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。

三是工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定;下级依据下发的公文开展工作。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证;工作开展后，评价其效绩，也是以公文为检查凭据。

四是沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交流思想、商洽工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作高效、有序运转。

五是宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，统一思想，提高认识。

(五)公文的种类(即文种)。

《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类分为14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文种类分为13种，即：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

不同的是，党的机关公文有决议、指示、公报、条例、规定;行政机关公文有命令(令)、公告、通告、议案。这里仅对行政机关各文种的适用范围作简单介绍：

1.命令(令)。适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。

需要说明的是，根据《宪法》规定，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任和地方各级人民政府可以使用“命令”文种，省以下机关的职能部门不能使用。《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》第十条规定，使用“令”公布规章的，只限于省人民政府及武汉市人民政府和经国务院批准的较大市的人民政府;县级以上人民政府依照法律的规定，宣布重大强制性行政措施，嘉奖有卓越贡献的单位(集体)和人员，可使用“令”。

2.决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

3.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

需要注意的是，“公告”的使用者是党和国家的高级管理机关，内容必须是“重要事项”或者“法定事项”。基层机关、地方各级行政主管部门和企事业单位不得使用“公告”来发布遵守或周知事项，公民个人更不能使用“公告”。

4.通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

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5.通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6.通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

在奖励事项的文种选择上，《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》规定，奖励有重大贡献的单位(集体)和人员，可使用“决定”;表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位(集体)和个人，使用“通报”。

7.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8.报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

10.批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13.会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。