最新事业单位考试公共基础知识—公文写作格式规范说明
公文的文面格式,指公文正式文本的印制规格样式。它有极强的程式性、规范性,这既有利于公文的处理,也有利于公文的写作。为提高公文写作和处理的质量和效率,必须注重公文文面格式的规范化。
一、公文文面格式的类型
1.公文式文面格式即公文格式。这也是公文中使用最多的文面格式。机关、单位、团体往来的正式公文,通常采用了公文格式这种文面格式。这种文面格式由《条例》和《办法》以及《中华人民共和国国家标准行政机关公文格式》作出了统一规定,显得正规、庄重、严肃、规范。
2.专业规范文本式文面格式这是指行政职能机关和管理部门,在职能管理工作中所制发的一些专用公文规范文本形式。在不同的领域、部门、行业、专业,各类规范文本的文面格式都有所不同,如司法文书与税务文书、专利文书、商标文书,其规范文本格式迥异。但在同一专业、行业、领域中的规范文本,其文面格式则是一样的,如经济合同规范文本,在全国各地都通用。这类文面格式规范、简明,填写、处理和使用都比较方便。
规范文本将有关内容分项列出,设计好项目名称和应填写的内容,编制成表格文书。各项目之后留下足够空白,让使用单位和个人按规定填写。填写好经审查无误后,要按规定分别盖上单位公章。法人代表(法定代表人)、代理人或经办人、或者承担相应权利义务的自然人(个人)也要签名盖章。有时,有关各方(如必需的中介方、担保方、委托方、主管方)也要盖章联署。有的还要经有关方面公证、签证并签字盖章。有些需经职能主管部门批准方能生效的规范文本,甚至连文书处理过程中的有关程序如审查、批准意见和审批签字盖章都一并在同一文本上反映出来。这种经有关各方都签字盖章后制作的一式若干份规范文本,具有同等法定效力,受到法律保护,是特殊的正本形式。而虽已填上相关内容,却并未经有关各方签字盖章的规范文本,则不具备法定效力,一律视为草稿。
3.一般文章文面形式有些公文如工作研究、会议讲话稿、调查报告、总结、经济活动分析等等,也常采用一般文章的文面形式单独印发。这种文面形式灵活、简便,但却不够规范。这也就是通常说的“白头文件”文面形式。
二、规范的公文文面格式的作用
1.保证公文的完整、正确、庄重,‘是公文权威性、_有效性的具体表现形式。如公文的红色版头,可区别于其他应用文,形式上更显庄重、严肃;加盖发文机关印章,是公文生效的重要标志。
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2.可以为公文的撰写、处理与运用提供方便,也为公文的立卷归档提供方便,有利于提高办文效率,进而提高工作效率和质量。
3.可以为办公自动化奠定基础。公文格式的规范化、标准化,是采用计算机技术和其他先进设备来处理公文的前提和要求。没有公文格式的规范化,是难于实现公文处理的现代化的。
三、公文文面格式的特点
公文文面格式具有规范性和确定性的特点。按照《条例》、《办法》和《公文格式》国家标准的规定,公文的组成部分是确定的,不能随意更换增删;公文的文面格式是有统一规定的,各级机关、单位、团体都必须按确定的、规范的格式撰制、印发公文。只有一这样,才一有利于提高公文处理和公文写作的质量和效率。
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