商务文书写作基础知识大全
(一)商务文书的分类
在实际工作中,大家可能会遇到形形色色、各种各样的商务文书,根据其形式和内容用途可以大致将其划分为以下的类型:
1. 按形式来划分
以形式作为划分标准,商务文书可以大致分为以下两类:
固定格式的商务文书
常见的固定格式的商务文书主要有:商务合同、邀请信、通知、请示以及批复。相比较而言,这类商务文书的格式是有比较规范的要求的。
非固定格式的商务文书
而所谓非固定格式的商务文书,在日常工作中则往往应用得更为广泛,其中最为大家所熟悉的就是随着计算机和网络一起兴起的电子邮件。
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2. 按内容用途来划分
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以内容以及用途作为划分标准,商务文书则又可以分为以下两类:
通用的商务文书
常见的通用商务文书主要有:通知、会议纪要、请示、批复、总结、备忘录以及报告等。由于相对于礼仪性商务文书而言,这些文体使用得更为频繁,所以在课程后面的内容中将对它们的写作方法进行专门的讨论。
礼仪性的商务文书
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而所谓礼仪性的商务文书,则主要是指贺信、贺电、邀请书、请柬以及慰问信。
(二)商务文书写作的作用
正如前文所提到的,商务文书写作是很多人工作的一部分;而每个人工作首先都是有私心的,即工作首先是为了生存而不是为了做出贡献,然后再将私心通过公心来实现——公司或单位好,个人才可以好。因此,商务文书写作对于更好地完成大家的工作是非常重要的。
《福布斯》杂志的创始人——马尔克姆·福布斯曾经说“一封好的商务信函,可以让你得到一次面试的机会,帮助你摆脱困境,或者为你带来财富”。也就是说,写好商务文书在一定程度上能够给大家带来很大的经济利益。
【案例1】
单向沟通的表现
日常工作生活中有很多陷入单向沟通的例子,比如说短信。在一般情况下,无论对方是否想接收短信,只要手机开着他就会收到,并且往往根据他自己当时的心情去诠释短信的内容。而发送人的心情则通常难以得到传递,由此而引发不必要的误会和误解。
(三)学习商务文书写作的关键
商务文书写作的核心内容包括以下几个部分,这些内容也就是本课程的主要构成:
商务文书的写作步骤以及相应的重点;
商务文书的写作技巧;
商务文书写作的注意事项;
商务文书写作应掌握的范例。
(四)商务文书写作的特点与要素
1. 商务文书写作的特点。提炼出商务文书以下的特点:
简明
正所谓“句中无余字,篇内无赘语”,“简明”是商务文书首要特点。
准确
而所谓“准确”,就是要求商务文书要做到“一字入公文,九牛拔不出”,不要像“关门闭户掩柴飞”这样的表达一样将同样一个意思重复三次。在意思清楚的前提下,商务文书写作应追求尽量用一段话、一句话甚至是一个词将核心意思表达出来。
朴实
所谓“朴实”,就是指在商务文书写作中不要去刻意地堆砌辞藻,一代文豪白居易尚且不这样做,我们就更不必在这个方面显示自己的实力和水平了。
庄重
所谓“庄重”,是指在商务文书中对整体风格的把握不要过于诙谐幽默,太多的玩笑会极大地影响文书的严肃性。
规范
商务文书写作在很多方面还具有规范性强的特点,其中标点符号的规范性就尤为重要,但是却往往被大家所忽视。
2. 商务文书写作的要素
商务文书写作有以下四个要素:
主旨
所谓“主旨”,就是指商务文书的中心思想,即作者所要表达的意思。就是应该对方看到该商务文书后产生作者所希望的感受和行动。在主旨方面,应该遵循“正确、务实、集中、鲜明”的原则。
材料
好的商务文书不是一蹴而就,需要围绕作者的主旨来收集很多相关方面的素材。在材料方面,应该遵循“收集要多、选择要严、使用要巧”的原则。
结构
好的商务文书还应该具有良好的结构,否则会导致在不应该浪费笔墨的地方花费很多不必要的时间,而需要去强调的内容则被相应的弱化。在结构方面,可以选择“篇段合一式、分层表达式、分条列项式”等方式。
语言
如果说主旨、材料以及结构构成了商务文书的骨骼,那么在其中行文的语言就是对其进行填充和丰富的血肉。在语言方面,应该做到“风格平直朴实庄重、表达规范准确简练”,最低要求也必须进行拼写检查以保证用词的准确。